Archiviste

##ITM SARL recrute pour un client, un Archiviste##

Description

L’Archiviste est chargé(e) d’assurer la gestion, l’organisation, la conservation, la sécurisation et la

mise à disposition des archives physiques et numériques de l’entreprise.

Il/elle veille à la classification, à l’enregistrement, au stockage, à la numérisation et à la traçabilité

des documents administratifs, financiers, techniques, contractuels et RH afin de garantir leur

disponibilité, leur intégrité et leur conformité aux exigences légales et organisationnelles.

Le titulaire du poste contribue à l’amélioration continue du système de gestion documentaire de

l’entreprise en assurant l’application des procédures d’archivage et de conservation des

documents.

Responsabilités

- Gestion des Archives Physiques et Numériques

- Recevoir, enregistrer et classer les documents provenant des différents départements.

- Organiser les archives selon les procédures et les règles de classification établies.

- Assurer l’identification, l’indexation et le référencement des documents.

- Gérer les mouvements d’entrées et de sorties des dossiers archivés.

- Assurer le stockage sécurisé des archives physiques et électroniques.

- Veiller à la conservation adéquate des documents et à leur protection contre les risques de détérioration.

- Mettre à jour les bases de données et registres d’archivage.

- Numériser les documents et assurer leur intégration dans le système documentaire électronique.

- Gestion Documentaire

- Élaborer et maintenir un système de classement efficace.

- Assurer la traçabilité des documents et faciliter leur recherche.

- Veiller à la conformité des pratiques de gestion documentaire.

- Participer à la mise en œuvre des politiques et procédures d’archivage.

- Effectuer des contrôles réguliers de la qualité des archives.

- Identifier les documents arrivés à échéance conformément aux règles de conservation.

- Préparer les documents destinés à l’élimination ou à la conservation permanente selon les procédures internes.

- Support aux Départements

Fournir les documents demandés aux différents départements dans les délais requis.

- Assister les équipes administratives dans la recherche et la consultation des archives.

- Collaborer avec les départements Finance, Ressources Humaines, Logistique, Juridique et Technique pour le classement des documents.

- Assurer le suivi des dossiers administratifs et contractuels archivés.

- Participer aux audits internes et externes en mettant à disposition les documents requis.

- Préparer des rapports périodiques sur les activités d’archivage.

- Contrôle et Conformité

- Garantir la confidentialité des informations contenues dans les archives.

- Veiller au respect des délais de conservation des documents.

- Assurer l’application des normes de sécurité documentaire

- Contrôler les accès aux archives physiques et numériques.

- Signaler toute anomalie ou perte éventuelle de documents.

- Participer à l’amélioration continue du système de gestion documentaire.

- Amélioration des Processus d’Archivage

- Proposer des solutions visant à optimiser le système d’archivage.

Participer aux projets de digitalisation des documents.

- Mettre en place des outils facilitant le classement et la recherche documentaire.

- Former et sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques d’archivage.

- Contribuer à la modernisation des processus de gestion documentaire.

Prérequis

- Diplôme de Graduat, Licence ou Master en Bibliothéconomie, Archivistique, Documentation,

Gestion Administrative, Sciences de l’Information ou tout autre domaine équivalent.

- Minimum 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

- Une expérience dans une entreprise de construction, de génie civil ou dans un environnement corporatif constitue un atout.

- Bonne connaissance des techniques modernes d’archivage et de gestion documentaire.

- Expérience dans la gestion des archives physiques et électroniques.

- Bonne maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

- Connaissance des logiciels de gestion électronique des documents (GED) constitue un atout.

- Bonne capacité de rédaction et de gestion des rapports administratifs.

- Connaissance des règles de conservation des documents et de la conformité documentaire.

- Bonne maîtrise du français à l’écrit et à l’oral.

- Une connaissance de l’anglais professionnel constitue un atout.